O PRESIDENTE DA CÂMARA MUNICIPAL DE IRUPI, ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições legais, RESOLVE.
Art. 1º Fica criado o PAAI, PLANO ANUAL DE AUDITORIA INTERNA da câmara Municipal de Irupi, Estado do Espírito Santo, que disciplinará os procedimentos a serem realizados pelo Controle Interno da Câmara Municipal de Irupi, no Exercício de 2024.
Art. 2º O Plano criado no Art. 1º desta Resolução ocorrerá conforme Anexo I da presente Resolução.
Art. 3º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Gabinete da Presidência da Câmara Municipal de Irupi, Estado do Espírito Santo, aos 13 de Dezembro de 2023.
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Câmara Municipal de Irupi.
1- INTRODUÇÃO
O Plano Anual de Auditoria Interna para o exercício de 2024 da Controladoria Interna da Câmara Municipal de Irupi, Estado do Espírito Santo (PAAI/2024), tem como objetivo a realização de auditorias preventivas, visando apurar possíveis incorreções nas Unidades Administrativas previamente definidas, nas áreas: Contábil, Financeira, Recursos Humanos, Patrimônio, Compras/Licitações, Almoxarifado, Orçamentária, Contratos Aditivos, Processos Legislativos e Administração em geral.
II - Os procedimentos e as técnicas de controle a serem utilizados poderão ser conceituados como um conjunto de informações e averiguações que permitirão obter evidências ou provas suficientes e adequadas para analisar as informações para a formulação e fundamentação da opinião do Controlador Interno da Câmara Municipal de Irupi, que, depois as processará e levará ao conhecimento da UG.
III - Os Controles preventivos serão realizados em loco e ao tempo do ato, procedimento ou processo, tendo por fim atenuar possíveis impropriedades na execução dos mesmos, considerando a abrangência reduzida das atividades da Câmara Municipal que permite a realização desta forma.
IV - Os demais controles analisam os procedimentos a posterior de sua realização e, visam a conferência dos princípios básicos da Administração Pública e aplicação das demais normas pertinentes.
V - As análise da UCI tem por finalidade esclarecer questões conflitantes e irregulares, cientificando as Unidades Administrativas da importância em submeterem-se às normas vigentes.
VI - Tais procedimentos, de acordo com a avaliação do Controlador Interno, deverão ser formalizados mediante documento próprio e encaminhados ao Chefe da UG.
2 - DA FUNDAMENTAÇÃO
I - O Controle Interno é exercido em obediência ao disposto na Constituição Federal, nas normas Gerais de Direito Financeiro contidas na Lei federal nº 4.320/64, na Lei Complementar nº 101/2000, na Lei Orgânica do Município, das Leis nº 660/11, 760/2013 e 766/2013 e Resolução TCEES nº 2272011 e das demais normas pertinentes.
II -A elaboração do PAAI para o exercício de 2024 está fundamentada nas disposições das normas seguintes:
III - As Leis Municipais nº 660/2011; 760/2013 e 766/2013 que dispõe sobre os procedimentos do CI na Câmara Municipal de Irupi, com as seguintes atribuições:
a) Lei 660/2011- Cria a Unidade de Controle Interno da Câmara Municipal de Irupi nos termos da Legislação vigente e dá outras providências;
b) Lei 760/2013- Dispõe sobre a Estruturação do Sistema de Controle Interno do Município de Irupi, Estado do Espírito Santo e dá Outras Providências;
c) Lei 766/2013- Institui o Sistema de Controle Interno e Regulamenta Normas Gerais Sobre Sua Execução na Câmara Municipal de Irupi.
IV - A Câmara Municipal de Irupi regulamentará por meio de norma específica os procedimentos de auditoria a serem realizados pela CI da Câmara Municipal de Irupi.
3 - DA COMPOSIÇÃO DA AUDITORIA INTERNA
I - O art. 7º da Lei nº 766/2013 tem por finalidade medir e avaliar a eficiência e eficácia dos procedimentos de controle interno pelas diversas unidades da estrutura organizacional da Câmara Municipal, através das atividades de auditoria interna a serem realizadas, mediante metodologia e programação próprias, expedindo relatórios com recomendações para o aprimoramento de tais controles;
II - Nas atividades de auditoria serão consultados os servidores de cada departamento e seus respectivos registros físicos para subsidiar os trabalhos de auditoria. A realização de trabalho de AI de mais complexidade ou especialização aproveitando a colaboração técnica de cada servidor;
III - Ressalta-se que às atividades do CI da Câmara Municipal de Irupi, Estado do Espírito Santo se encontra em processo de desenvolvimento e aprimoramento constante, principalmente no que tange o AI e adequações normativas.
4 - DA FINALIDADE DA AUDITORIA
I - O PAAI é o documento que orienta as normas para as auditorias internas, especificando os procedimentos e metodologias de trabalho a serem observados;
II - As auditorias tem a finalidade de avaliar o cumprimento das unidades executoras quanto ao seguimento dos procedimentos administrativos e/ou das instruções normativas se já estiverem sido implementadas na administração, baseadas nos princípios da legalidade, legitimidade, economicidade, eficiência e eficácia, bem como, recomendar e sugerir ações corretivas para os problemas detectados, cientificando aos auditados da importância em submeterem-se às normas vigentes;
III - Entende-se desta forma, a AI como um elemento de controle, que tem como finalidade controlar, orientar e avaliar os atos de gestão praticados no âmbito do Poder Legislativo e apoiar o Controle Externo da sua missão institucional assegurando desta forma a regularidade da gestão contábil, orçamentária, financeira, patrimonial, Legislativa e de pessoal da Câmara Municipal.
5 - DAS FASES DA AUDITORIA
I - Planejamento da auditoria (preparação prévia);
II - Auditoria in loco na Unidade;
III - Relatório de auditoria (parcial ou final);
IV - Acompanhamento/recomendação.
6 - DOS FATORES CONSIDERADOS NA ELABORAÇÃO DO PAAI -2024 E OS SISTEMAS ENVOLVIDOS
O Planejamento dos trabalhos de auditoria da UCI foi pautado em especial pelos seguintes fatores:
a) Necessidades administrativas de gestão da Câmara Municipal;
b) Materialidade, baseada no volume da área em exame;
c) Acompanhamento, observações efetuadas no transcorrer do exercício;
d) Fragilidade ou ausência de controles observados;
A UCI acompanhará a execução dos trabalhos de todas as unidades Administrativas, envolvidas nos seguintes sistemas:
01 - SCI -Sistema de Controle Interno;
02 - SCO - Sistema de Contabilidade;
03 - SFI - Sistema Financeiro;
04- SJU - Sistema Jurídico;
05- SLC - Sistema de Licitações, Compras e Contratos;
06 - SPA - Sistema Patrimonial;
07- SRH - Sistema de Administração e Recursos Humanos;
08 - SSG - Sistema de Serviços Gerais;
09 - SPD - Sistema de Protocolo e Documentos.
Em relação aos sistemas acima, a UCI exercerá controle preventivo, mediante o acompanhamento das unidades executoras quanto à:
a) Elaboração dos seus controles internos, visando o seu aprimoramento;
b) Cumprimento das normativas editadas e implementadas para cada sistema, bem como, auxiliando na edição de novas normas para procedimentos de rotinas desprovidos de regulamentação.
No exercício do controle preventivo a UCI adotará as seguintes medidas:
a) Realizar reuniões com os servidores das Unidades para dirimir eventuais dúvidas e questionamentos acerca da aplicabilidade, alcance e cumprimento das normas;
b) Emitir pareceres e recomendações para aprimorar o CI, quando constatada pela UCI falha em procedimentos de rotina;
c) Responder consultas das unidades executoras quanto à legalidade, legitimidade e economicidade de procedimentos de trabalho, bem como, nos casos de interpretação e/ou indicação da legislação aplicável às determinadas situações hipotéticas;
d) Informar e orientar as unidades executoras quanto às manifestações e recomendações de órgãos de controle externo que possam implicar diretamente na gestão dos sistemas;
e) Realizar visitas técnicas preventivas nas unidades para avaliar a eficiência dos trabalhos administrativos;
f) O controle preventivo da UCI será realizado junto a esses Sistemas durante o exercício de 2024, sem data fixada, posto que as medidas do tópico anterior serão adotadas sempre que a UCI verificar a sua necessidade quando do acompanhamento ou mediante provocação das unidades executoras ligadas aos sistemas.
g) A UCI também adotará as medidas de controle preventivo para as suas unidades da mesma forma que, havendo a necessidade, ou mediante provocação do Presidente da Câmara Municipal, poderão ser objetos de auditoria especial no decorrer do exercício.
7 - AÇÕES PREVENTIVAS PARA AUDITORIA INTERNA
I - AÇÃO DE AUDITORIA Nº 001- Almoxarifado e Patrimônio Avaliação Sumária: avaliar as práticas administrativas, estocagem de materiais de consumo e de expediente. Avaliação de risco: controle inadequado, má conservação, aquisição de produtos sem utilidade e desvios. Relevância: garantir a conservação, controle e agilidade na distribuição dos estoques de materiais de consumo. Objetivo da Auditoria: verificar se as instalações, rotinas no recebimento, escrituração analítica, movimentação, ateste, revisão e distribuição de materiais, obedecem a legislação vigente e observar o armazenamento dos produtos e entrega para atendimento as necessidades da administração. Resultados esperados: controle eficiente e eficaz dos produtos adquiridos e dos bens móveis, o armazenamento e utilização dos mesmos.
II - AÇÃO DE AUDITORIA Nº 002- Folha de Pagamento Avaliação Sumária: avaliar as ações gerenciais e procedimentos relacionados ao processo de elaboração da folha de pagamento do pessoal ativo (efetivos e comissionados) pensões de agente político, a documentação ratificando os pagamentos, auxílio e benefícios.
- Avaliação de Risco: pagamentos de vantagens indevidas e substitutos.
- Relevância: acompanhar a exatidão dos recursos financeiros empregados.
- Objetivo da Auditoria: avaliar os controles internos checando legalidade, legitimidade, eficácia, eficiência, economicidade no gasto com pessoal ativo (efetivo e comissionado).
- Resultados esperados: inibir ações que possam provocar gastos desnecessários que onerem indevidamente o erário público.
III - AÇÃO DE AUDITORIA Nº 003- Acompanhamento e Controle da Execução dos Contratos e Aditivos Avaliação Sumária: Contratações irregulares, descumprimento às cláusulas contratuais, falta de publicação e fiscalização quanto à execução e despesa legal do tempo do contrato.
- Avaliação de risco: observar o conteúdo e publicação dos contratos, contratações irregulares, prestação de serviços de baixa qualidade, descumprimento de cláusulas contratuais e falta de fiscalização.
- Relevância: assegurar a fidelidade ao instrumento originário e cláusulas contratuais em função do volume de recursos envolvidos, no sentido de reduzir a possibilidade de incorreções e/ou atos de impropriedades e irregularidades.
- Objetivo da Auditoria: constatar a legalidade, legitimidade, eficácia, eficiência na gestão e fiscalização dos contratos. Assegurar a correta formalização dos processos contratuais e acompanhamento eficaz da execução dos contratos em consonância com a legislação vigente.
- Resultados esperados: maior eficiência nas contratações, aquisição de bens e serviços.
No decorrer do segundo semestre de 2024 poderão ser incluídos outros setores e ou sistemas para ser objetivo de auditoria. Apresentamos acima os sistemas que foram selecionados para possíveis auditorias, pois alguns sistemas e unidades são acompanhados no dia-a-dia da Câmara.
No exercício do controle preventivo a UCI - Unidade de Controle Interno poderá adotar as seguintes medidas:
a) Realizar encontros e reuniões com os servidores das unidades para dirimir eventuais dúvidas e questionamentos acerca da aplicabilidade, alcance e cumprimento das instruções normativas;
b) Emitir pareceres e recomendações para aprimorar o controle interno, quando contatada pela UCI falha nos procedimentos de rotinas;
c) Responder consultas das unidades executoras quando a Legalidade, Legitimidade e Economicidade de procedimentos de trabalho, bem como, nos casos de interpretação e/ou indicação da legislação aplicável à determinadas situações hipotéticas;
d) Informar e orientar as unidades executoras quanto às manifestações e recomendações de órgãos de controle externo que possam implicar diretamente na gestão do Sistema;
e) Realizar visitas técnicas preventivas nos setores para avaliar a eficiência dos trabalhos administrativos;
f) Realizar demais atos de controle preventivo inerente às funções de Controle Interno da Câmara.
8 - CONSIDERAÇÕES FINAIS
O Plano Anual de Auditoria Interna é um plano de ações, elaborado com base nos riscos aferidos, de acordo com critérios utilizados por este órgão.
As atividades de Auditoria estão previstas para o período de 01/01/2024 a 31/12/2024, vale ressaltar que as atividades apontadas, poderá ser alteradas, suprimido em parte ou prorrogado em função de fatores externos ou internos que possa prejudicar ou influenciar na sua execução, tais como:
a) Capacitação de servidor (cursos palestras)
b) Fatos imprevistos
c) Atendimento a demandas dos órgãos fiscalizadores. O resultado das atividades de Auditoria será levado ao conhecimento do Presidente da Câmara Municipal (Ordenador de despesas) e aos responsáveis pelos sistemas administrativos para que tomem conhecimento e adotem as providências que se fizerem necessárias, sendo que as constatações, recomendações e pendências farão parte do relatório de Auditoria o Plano Anual de Auditoria Interna.
PAAI/2024, em atendimento ao princípio constitucional dos atos da administração pública, será fixado no quadro de aviso da Câmara Municipal e, disponibilizado em seu site oficial.
Classificação de Siglas:
UG Unidade Gestora
UCI Unidade de Controle Interno
PAAI Plano Anual de Auditoria Interna
CI Controle Interno
AI Auditoria Interna
Gabinete da Presidência da Câmara Municipal de Irupi, Estado do Espírito Santo, aos 21 de Dezembro de 2023.